Sākums / Pakalpojumi / Dokumentu automatizācija

Dokumentu un rēķinu automatizācija

Līgumi, rēķini un atskaites aizpildās un nosūtās automātiski, balstoties uz taviem datiem — bez kopēšanas un bez kļūdām.

Dokumentu automatizācija nozīmē, ka līgumi, rēķini un atskaites aizpildās un nosūtās automātiski, balstoties uz taviem datiem un veidnēm. Cilvēkam vairs nav jāpārraksta tā pati informācija katrā jaunā dokumentā.

Rēķinu un līgumu sagatavošana ar rokām ir lēna un pakļauta kļūdām: pārrakstītas summas, aizmirsti lauki, nepareizi numuri. Jo vairāk dokumentu, jo vairāk laika un risku. Automatizācija šo darbu pārņem un izdara to ātri un precīzi.

Ko var automatizēt

Automatizēt var rēķinu izrakstīšanu un nosūtīšanu, līgumu sagatavošanu no veidnēm, atskaišu ģenerēšanu, kā arī dokumentu numerāciju un glabāšanu. Dati tiek paņemti no tavas sistēmas vai ievadformas, un gatavais dokuments izveidojas pats.

Bez kopēšanas

Dati nonāk dokumentā paši — bez manuālas pārrakstīšanas.

Bez kļūdām

Summas, numuri un lauki vienmēr pareizi, jo tos aizpilda sistēma.

Automātiska nosūtīšana

Gatavais dokuments var aiziet adresātam pats, bez papildu soļiem.

Piemērs no prakses

No ar roku rakstītiem rēķiniem uz automātiku

Uzņēmums katra mēneša beigās ar rokām izrakstīja desmitiem rēķinu, katru reizi pārrakstot klientu datus un summas. Tas aizņēma pusi dienas, un reizēm rēķinos ielavījās kļūdas, kuras pamanīja tikai klients.

Izveidojām risinājumu, kurā rēķini izveidojas automātiski no datiem un aiziet klientiem paši. Pusdienas darbs sarāvās līdz dažām minūtēm pārbaudei, un kļūdu praktiski vairs nav.

Kam tas noderēs

Dokumentu automatizācija noder uzņēmumiem, kas regulāri gatavo daudz vienveidīgu dokumentu — rēķinus, līgumus vai atskaites. Jo lielāks dokumentu apjoms, jo vairāk laika tā ietaupa un jo vairāk kļūdu novērš. Tā ir laba izvēle pakalpojumu uzņēmumiem, vairumtirgotājiem un ikvienam, kurš katru mēnesi ar rokām izraksta desmitiem rēķinu vai aizpilda tās pašas veidnes atkal un atkal.

Cik tas maksā?

Cena ir atkarīga no risinājuma apjoma un sarežģītības, tāpēc to nosakām individuāli — cena pēc pieprasījuma. Sākotnējā izpēte un piedāvājums ir bez maksas un bez saistībām: tu pastāsti par savu vajadzību, un mēs sagatavojam konkrētu plānu ar paredzamo ietaupījumu.

BUJ

Biežākie jautājumi par dokumentu automatizāciju

Sistēma paņem datus no tavas sistēmas vai ievadformas un automātiski aizpilda tos sagatavotā veidnē, izveidojot gatavu dokumentu bez manuālas pārrakstīšanas.

Visbiežāk rēķinus, līgumus un atskaites, bet principā jebkuru atkārtotu dokumentu, kas tiek veidots pēc noteiktas veidnes.

Jā. Rēķinus var sagatavot tā, lai tie saturētu visus nepieciešamos rekvizītus atbilstoši Latvijas prasībām.

Bieži jā — rēķinu datus var savienot ar grāmatvedības rīku, lai informācija nonāk tur automātiski.

Jā. Risinājumu veidojam, balstoties uz tavām esošajām veidnēm un noformējumu, lai dokumenti izskatās tā, kā ierasts.

Gatavs beigt rakstīt rēķinus ar rokām?

Pastāsti, kādus dokumentus gatavo visbiežāk — sagatavosim automatizācijas piedāvājumu. Bez priekšapmaksas, bez saistībām.

Saņemt bezmaksas piedāvājumu →